Zaczynamy cykl kilkunastu materiałów prasowych związanych z zmianą rozporządzenia o ochronie danych osobowych tzw. RODO. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) które będziemy stosować od 25 maja 2018 roku. W niniejszym artykule przedstawiamy informacje na temat procesu rekrutacji w firmach transportowych.
Na początku chciałbym abyśmy rozwiązali definicję „pracownika”. Pojęcie to odnajdziemy w KP. Osoba będąca pracownikiem jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Według tej definicji pracownikiem nie będzie więc osoba zatrudniona na podstawie umowy o dzieło czy zlecenie. Takim pracownikiem nie jest też osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, wykonująca zadania na podstawie umowy współpracy. Potocznie zwykło mówić się, że pracownik to każdy, kto wykonującym pracę, ale projektując procesy przetwarzania danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy trzeba uwzględnić, że pracę będą w organizacji wykonywać pracownicy i „osoby wykonujące pracę”. (tekst rozporządzenia RODO)
Rekrutacja pracowników tylko z pełnymi danymi pracodawcy!
Niekiedy pracodawca nie chce ujawniać swojej tożsamości publikując ogłoszenie rekrutacyjne, a decyzja o utajnieniu procesu wynika przykładowo z potrzeby zastąpienia obecnego pracownika czy utworzenia nowego stanowiska pracy, bez ujawniania tego przed konkurencją. Takie rekrutacje, gdzie nie ma podanej informacji o pracodawcy, określa się mianem rekrutacji „ślepych” lub „ukrytych”.
Tego typu rekrutacje, nie są całkowicie zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych, zarówno tych wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych (dalej UODO) jak i przepisów RODO, gdyż brak w nich dopełnienia obowiązku informacyjnego. Zgodnie z art. 7 pkt 4 UODO pod pojęciem administratora danych osobowych (dalej ADO) rozumie się organ, jednostkę organizacyjną, podmiot lub osobę, decydujące o celach i środkach przetwarzania danych osobowych.
Co możemy żądać od przyszłego pracownika podczas rekrutacji?
Tu wydaje się być kwestia wyjaśniona i uregulowana uregulowana w art. 221 § 1 KP i prezentuje się następująco:
- imię (imiona) i nazwisko,
- imiona rodziców kandydata,
- data urodzenia,
- PESEL,
- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
- wykształcenie,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
To katalog zamknięty. Dopóki zatem kandydat z własnej inicjatywy nie przedstawi pracodawcy, np. certyfikatów, zaświadczeń o znajomości języków obcych, pracodawca nie ma prawa domagać się od niego takich informacji. Wydaje się to nieracjonalne, niemniej jednak takie są przepisy. Udostępnienie danych o których mowa może odbyć się w formie oświadczenia osoby której jej dotyczą.
Świadectwo niekaralności – nie dla wszystkich!!!
Warto pamiętać, iż nie każdy pracodawca ma prawo zbierać informacje dotyczące niekaralności kandydata. Mogą to robić jedynie pracodawcy w sytuacji, kiedy obowiązek zatrudnienia przez nich osób niekaranych wynika wprost z przepisów ustaw. W transporcie (towarowym, drogowym, lotniczym, morskim) nie ma pracodawca możliwości żądać od potencjalnego pracownika takiego świadectwa!
Masz CV kandydata – czas go usunąć!
Od wprowadzenia RODO zmienia się czas przechowywania CV i litów motywacyjnych. Dane osobowe (w tym także CV i inne dokumenty) według rozporządzenia nie powinny być przechowywane dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania. Zatem w przypadku, gdy potencjalni pracownicy nie wyrażą zgody na przetwarzanie ich danych w dalszych procesach rekrutacyjnych, ich CV powinno zostać usunięte w chwili zakończenia rekrutacji na dane stanowisko. Zatrzymanie takiego CV jest możliwe jeżeli jesteśmy w stanie racjonalnie uzasadnić dłuższy okres przechowywania.
Koniec z klauzurą w o przetwarzaniu danych osobowych!
Zgodnie z przepisami RODO wydaje się, że aplikowanie osoby na określone stanowisko będzie stanowiło zgodę na przetwarzanie danych osobowych i że ww. klauzule już nie będą potrzebne, gdyż zgoda będzie mogła być też wyrażona w formie „wyraźnego działania potwierdzającego”.
Kto może prowadzić rekrutację i co z dokumentami po rekrutacji
Tu w większości firm wydawałoby się, że sprawa jest wyjaśniona. Oprócz właściciela firmy rekrutację może prowadzić osoba, która została upoważniona na piśmie przez wspomnianego wcześniej właściciela. Dokumenty – CV i list motywacyjny – nie powinny krążyć między pracownikami firmy, nie biorącymi udziału w rekrutacji, gdyż takie postępowanie stanowi naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Z dokumentami składanymi przez kandydatów do pracy powinni zapoznawać się tylko pracownicy biorący udział w rekrutacji oraz ewentualnie kierownictwo.
WAŻNE!!!
Rekrutacje powinny się odbywać tylko i wyłącznie w miejscu gdzie znajdują się osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych! Prowadzenie rekrutacji przy wszystkich pracownikach jest niezgodne. Przyszły pracownik może zgłosić taką nieprawidłowość do odpowiednich służb. Kandydat ma prawo zażądać od osób które przeprowadzają rekrutację okazania stosownych dokumentów o przetwarzaniu danych osobowych.
Co więcej dane te powinny być traktowane jak każde inne dane osobowe w firmie, powinny być odpowiednio przechowywane (np. w zamykanych pojemnikach, sejfach), powinny być też usuwane w odpowiednim czasie i w odpowiedni (skuteczny) sposób np. za pomocą niszczarki lub odpowiednich programów komputerowych kasujących skutecznie dane. Bywa tak, że CV kandydatów, po zakończonym procesie rekrutacji, znajduje się na wielu skrzynkach pocztowych i na wielu urządzeniach elektronicznych, warto pamiętać o usunięciu z nich tych danych!!!!!
„Zadzwonię do poprzedniego pracodawcy i sprawdzę Cię…” – Już niemożliwe i karane!
Wielu kandydatów w swoich CV przedstawia bogate doświadczenia zawodowe, zdobyte u innych pracodawców. Nie dziwi więc, że potencjalny pracodawca chce sprawdzić prawdziwość powyższych informacji. Udostępnianie takich informacji, z prawnego punktu widzenia, stanowi wyciek danych osobowych (nieuprawnione udostępnienie). Dane te są udostępniane, bez zgody osoby której one dotyczą, innemu podmiotowi, który w najgorszym przypadku może nawet nie okazać się potencjalnym pracodawcą byłego pracownika, a osobą podszywającą się pod niego.
Podczas procedury rekrutacyjnej źródłem informacji, dotyczących przebiegu pracy zawodowej, powinien być sam kandydat. Zgodnie z art. 221 § 3 KP udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca jednak już po zatrudnieniu ma prawo żądać udokumentowania danych zawartych w art. 221 KP, co za tym idzie ma prawo zażądać okazania dokumentów potwierdzających jego wykształcenie jak i też dotychczasowy przebieg pracy. Oczywiście nie można już ich powielać!!!
Źródło:
- samorzad.infor.pl
- odo24.pl
-
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
